GFT RedaktionsSystem XML

Die konventionelle Erstellung einer Betriebsanleitung ist sehr zeitintensiv. Die benötigten Informationen – Technische Daten, Beschreibungen, Bilder usw. – werden in verschiedenen Abteilungen erstellt. Die Recherchearbeit für die Technische Redaktion ist sehr aufwändig. Die Aktualität und der Bearbeitungszustand der vorhandenen Informationen werden meist nicht festgehalten. Die Klärung von Fragen wie zum Beispiel: „Ist das Bild aktuell..?“, Wo wurde es schon verwendet?“, Wer ist der Ersteller?“, „Existiert eine Übersetzung?“, nehmen viel Zeit in Anspruch und beinhalten mögliche Fehlerquellen.

Die Vorteile des GFT RedaktionsSystem XML sind, dass alle benötigten Inhalte (Text, Bilder, Zeichnungen, Fremdsprachen) einer Betriebsanleitung in einer Datenbank, als sogenannte Bausteine abgelegt werden. Diese Bausteine enthalten auch Informationen (Metadaten), die für die Erstellung der Anleitung wichtig sind: z.B. Verwendungsnachweis, Ersteller, Version, Sprachvarianten…. Das Single-Source-Prinzip – die Bausteine werden einmal erstellt und müssen nur an einer Stelle gepflegt werden und können in beliebig vielen Dokumenten verwendet werden.

Die Gestaltung der Betriebsanleitung wird einmal festgelegt und wird beim Erstellen von dem System automatisch umgesetzt. Der Autor kann sich auf den Inhalt konzentrieren und reduziert die Zeit für Gestaltung auf ein Minimum.

Die Marketingstrategie und Preispolitik von GFT ist speziell auf Klein- und Mittelständische Unternehmen ausgerichtet.

Funktionsprinzip
Das GFT RedaktionsSystem XML besteht aus drei Bereichen:

Die SQL-Datenbank. In der Datenbank werden die Bausteine im XML-Format gespeichert. Das XML-Format hat den Vorteil, dass die Informationen programmunabhängig vorhanden sind und somit die Verwendung auch für andere Zielmedien zu Verfügung stehen. Die Informationsbausteine können in beliebige Dokumente mit verschiedenem Layout eingesetzt werden. Die Datenbank enthält außerdem das Bildarchiv und die Fremdsprachversionen.
Der Editor und Viewer, mit dem die Bausteine erstellt werden und in dem die komplette Betriebsanleitung erstellt wird. Als Editor wird MS-Word 2003 professional verwendet. Der Redakteur arbeitet in seiner gewohnten Programmumgebung und benötigt keine Programmierkenntnisse in XML. Die Einarbeitung erfolgt in kürzester Zeit. Bereits nach der Grundschulung kann der Anwender mit dem System produktiv arbeiten.
Die Ausgabe kann in verschiedene Zielmedien erfolgen, z. B. MS-Word, PDF oder als chm-Helpdatei.

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